ORGANISER UN VOYAGE D'AFFAIRES

Un voyage d'affaires se prépare longtemps à l'avance. Il est important de ne rien laisser au hasard car l'entrepreneur doit maximiser son séjour à l'étranger: il doit contacter le plus de clients possible durant une courte période.

ACTIVITÉS À RÉALISER AVANT LE DÉPART

	Définir les objectifs du voyage
	Constituer un dossier sur l'entreprise dans la langue du pays visité (brochures, outils promotionnels, cartes d'affaires, échantillons, etc., en quantité suffisante)
	Établir un budget, évaluer les coûts de transport et de séjour.
	Déterminer les dates de voyage en faisant attention aux jours fériés.
	Obtenir le plus d'information sur le pays et ses coutumes.
	Écrire au conseiller économique ou au délégué commercial en poste dans le pays afin que celui-ci nous indique qui sont nos clients potentiels, comment les contacter et les approcher, etc. Envoyer un dossier sur votre entreprise.
	Remplir tous les formulaires nécessaires pour importer des échantillons, pour prendre une assurance protection (pour vous et vos produits, etc)
	Établir la liste des personnes à rencontrer (le délégué commercial, les clients, etc.)
	Réservez les billets d'avion et les chambres d'hôtel
	Confirmer les dates exactes du voyage auprès de votre délégué commercial, clients, etc.
	Obtenir votre passeport, visa, permis de conduire international et vaccins, si nécessaire)
	Préparer un horaire détaillé de votre séjour et des démarches à accomplir
	Reconfirmer vos rendez-vous avec votre délégué commercial, vos clients, etc.
	Acheter des chèques de voyage, de la monnaie du pays et vérifier la validité de votre carte de crédit et voir si votre carte de débit est compatible.

ACTIVITÉS À RÉALISER DURANT LE VOYAGE

* Suivre l'horaire prévu
* Préparer chaque soir un court résumé des activités entreprises durant la journée afin de ne rien oublier des points forts des rencontres
* Visiter les points de vente du produit concurrentiel
* Obtenir une carte professionnelle de chacune des personnes rencontrées
* Identifier des distributeurs, des agents ou d'autres intervenants sur place
* Confirmer ou modifier le profil de la clientèle tel qu'établi au départ
* Reconfirmer le voyage de retour
* Prendre un ou deux jours de repos.

ACTIVITÉS À RÉALISER APRÈS LE VOYAGE

* Remercier par écrit toutes les personnes rencontrées (faire un suivi des rencontres)
* Envoyer rapidement les brochures promotionnelles et tout autre document requis par les personnes rencontrées
* Préparer et envoyer, s'il y a lieu, des cotations de prix ou des échantillons
* Faire un suivi méthodique de toutes les possibilités de vente (des clients rencontrés)
* Ne pas avoir peur de faire un second suivi.

Il est important que l'entrepreneur connaisse très bien la culture du pays dans la vie de tous les jours et en affaires. Cela lui évitera souvent des surprises ou des incompréhensions.

créé par Systeo